Newsletter 9: Optimizarea Gestionării Arhivelor: Soluții Eficiente pentru Reducerea Costurilor și Creșterea Profitabilității

Documentele constituie un element esențial al patrimoniului unei firme și trebuie depozitate și arhivate în conformitate cu legislația în vigoare. Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, cu modificările și completările ulterioare, stipulează că emitentii de documente au obligația să le păstreze pe perioade diferite, reglementate în funcție de tipologia și importanța lor.

Investițiile considerabile necesare pentru a asigura conformitatea legală a unui spațiu autorizat de depozitare nu reprezintă singurele eforturi financiare atunci când decidem să gestionăm arhiva de documente prin mijloace proprii. De asemenea, trebuie luat în considerare consumul de timp și suprasolicitarea personalului din departamentele de contabilitate, resurse umane, administrativ, etc. De fiecare dată când este necesar un document, acesta trebuie căutat în arhivă, consultat și apoi re-arhivat, existând astfel riscul pierderii sau deteriorării sale. În cazul unui volum mare de acte ce necesită identificare rapidă și procesare, timpul alocat și suprasolicitarea personalului pot deveni copleșitoare.

Este de asemenea important să reținem că fiecare organizație are obligația de a desemna un responsabil de arhivă, conform cadrului legal în vigoare. Pregătirea, atestarea și perfecționarea acestei persoane se realizează prin cursuri oferite de operatori economici autorizați.

Prin urmare, costurile aferente gestionării interne a arhivei de documente pot fi reduse semnificativ prin colaborarea cu o companie acreditată. Archiva oferă servicii profesionale de management al arhivei, la un nivel ridicat de siguranță și confidențialitate.

Printre beneficiile parteneriatului cu Archiva, o companie acreditată în managementul profesional al arhivei, se numără:

• Consultanță pentru alegerea pachetului de servicii potrivit
• Optimizarea logistică datorită depozitelor autorizate și securizate localizate în centrul regiunii NORD-EST
• Siguranța fizică a documentelor și accesul facil și rapid la acestea
• Eficientizarea timpului de lucru al angajaților.

Archiva oferă partenerilor săi multiple beneficii în termeni de reducere a costurilor, ceea ce poate genera economii de până la 40% în bugetul destinat arhivării, având efecte pozitive asupra profitabilității companiei. În plus, susținem organizațiile în realizarea unui management performant al arhivei și documentelor, contribuind la reducerea costurilor prin soluții de arhivare și depozitare personalizate.

ARCHIVA oferă servicii de depozitare arhivă și retrodigitalizare companiilor private și instituțiilor publice. Pentru a solicita o ofertă personalizată, accesați secțiunea contact sau trimiteti un mail la contact@archiva.ro.