Newsletter 7: Arhivarea Documentelor de Resurse Umane în România: Cerințe și Practici Optime

Context Legislativ și Importanța Arhivării

Conform legislației actuale din România, păstrarea documentelor de resurse umane este guvernată de reglementări stricte pentru a asigura conformitatea cu standardele naționale și internaționale, inclusiv cu Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR). Aceasta include atât arhivarea fizică, cât și cea digitală, fiind esențială pentru respectarea cerințelor legale și pentru asigurarea integrității și confidențialității datelor.

 Tipuri de Documente și Termene de Păstrare

Documentele de resurse umane supuse arhivării includ contracte de muncă, dosare de personal, fișe de post, evaluări de performanță, și multe altele. Termenele specifice de păstrare, stabilite prin Ordinul nr. 2634/2015 și Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, sunt esențiale pentru gestionarea corespunzătoare a acestor documente:

• Statele de plată: trebuie păstrate timp de 50 de ani pentru a facilita procesele de recalculare a pensiilor.
• Dosarele de personal: inclusiv contractele de muncă și convențiile civile, trebuie păstrate 75 de ani de la crearea lor.
• Documentele societăților comerciale cu capital privat: se păstrează 50 de ani.
• Documentele financiar-contabile: inclusiv statele de plată și fluturașii de salarii, se păstrează 10 ani de la data încheierii exercițiului financiar.
• Notele de recepție și alte documente similare: trebuie păstrate timp de 5 ani.

 Organizarea și Stocarea Documentelor

Pentru a organiza și stoca eficient documentele de resurse umane, este necesară implementarea unui sistem de clasificare și indexare care să permită accesul rapid la informații. Documentele pot fi clasificate pe criterii precum tipul documentului, data creării sau departamentul emitent.

Companiile pot opta pentru soluții de arhivare fizică sau digitală, în funcție de nevoile specifice. Este important să se asigure condiții adecvate de păstrare, cum ar fi menținerea unei temperaturi și umidități controlate în spațiile de arhivare și utilizarea mijloacelor de protecție specifice.

 Protecția și Securitatea Documentelor

Controlul accesului la documentele arhivate este esențial pentru protecția informațiilor sensibile. Limitarea accesului, stabilirea procedurilor de solicitare și aprobare a accesului, precum și menținerea unui registru de acces sunt practici recomandate pentru a asigura confidențialitatea și integritatea documentelor. În plus, este recomandată efectuarea unei evaluări a impactului asupra protecției datelor (DPIA) pentru a identifica și minimiza riscurile asociate prelucrării datelor personale.

 Conformitatea și Sancțiunile

Nerespectarea cerințelor legale privind păstrarea documentelor de resurse umane poate atrage sancțiuni semnificative, inclusiv amenzi și penalități administrative. Pentru a evita aceste consecințe, companiile trebuie să implementeze politici clare de arhivare, să instruiască personalul corespunzător și să revizuiască periodic practicile de gestionare a documentelor. Consultarea unui avocat sau a unui specialist în resurse umane este recomandată pentru a asigura conformitatea deplină cu legislația în vigoare.

Respectarea legislației privind arhivarea documentelor de resurse umane nu este doar o cerință legală, ci și o practică esențială pentru buna funcționare a unei companii. Prin implementarea unui sistem de arhivare bine structurat și conform, companiile pot asigura protecția, accesibilitatea și integritatea datelor lor, contribuind astfel la eficiența și legalitatea operațiunilor lor.

ARCHIVA oferă servicii de depozitare arhivă și retrodigitalizare companiilor private și instituțiilor publice. Pentru a solicita o ofertă personalizată, accesați secțiunea contact sau trimiteti un mail la contact@archiva.ro.