Newsletter 6: Managementul Arhivelor Fizice: Ghid pentru Întreprinderile Mici și Mijlocii din România

Conform legislației în vigoare, firmele sunt obligate să păstreze documente în format fizic pentru perioade specificate, conform cerințelor legale (contracte, înregistrări contabile, documente de resurse umane etc.). Organizarea eficientă a unei arhive fizice este esențială pentru gestionarea documentelor în cadrul unei companii. Acest articol descrie pașii esențiali pentru structurarea și menținerea unui sistem de arhivare fizică, respectând legislația relevantă din România.

Evaluarea Nevoilor de Documentare

Înainte de organizarea arhivei fizice, este crucial să se înțeleagă tipurile de documente necesare și perioadele de păstrare. Aceasta include respectarea reglementărilor legale, cum ar fi legislația fiscală care impune păstrarea facturilor pentru zece ani. Evaluarea eficienței sistemului actual, identificarea deficiențelor și stabilirea resurselor necesare (personal, echipamente, spațiu și costuri) sunt pași esențiali pentru îmbunătățirea sistemului de arhivare.

Clasificarea Documentelor Fizice

Documentele trebuie împărțite pe categorii clare (juridice, contabile, resurse umane etc.) pentru acces rapid la informațiile necesare. Stabilirea criteriilor de clasificare, cum ar fi data, departamentul emitent sau tipul documentului, trebuie să fie coerente și adaptate nevoilor companiei.

Crearea unui Sistem de Indexare

Dezvoltarea unui sistem de indexare eficient (alfabetic, numeric sau alfanumeric) este crucială pentru ordonarea documentelor. Sistemul ales trebuie să fie simplu și ușor de înțeles pentru toți angajații. Etichetarea clară și durabilă a dosarelor sau cutiilor contribuie la un management eficient al arhivei.

Controlul Accesului la Arhiva Fizică

Selectarea unui spațiu adecvat pentru păstrarea documentelor (uscat, curat, protejat de lumina directă și umiditate) și implementarea măsurilor de securitate (dulapuri cu cheie, camere de supraveghere, alarme) sunt esențiale pentru protejarea documentelor sensibile. Limitele de acces, stabilirea procedurilor de solicitare și aprobarea accesului sunt măsuri recomandate de Institutul de Standardizare Internațională a Documentelor (ISO) pentru asigurarea securității informațiilor.

Formarea și Instruirea Angajaților

Angajații implicați în gestionarea documentelor trebuie să beneficieze de instruire adecvată. Evaluarea cunoștințelor, identificarea lacunelor și colaborarea cu specialiști în audit și training sunt necesare pentru implementarea unui program eficient de instruire. Cursurile teoretice și practice trebuie să acopere toate aspectele gestionării arhivei fizice.

Revizuirea și Actualizarea Periodică a Arhivei

Monitorizarea și evaluarea periodică a sistemului de arhivare fizică asigură eficiența și relevanța acestuia pentru nevoile companiei. Utilizarea soluțiilor software de gestionare a documentelor și colaborarea cu firme specializate în servicii de arhivare pot ajuta la crearea unei combinații adecvate de arhivare fizică și digitală. Implementarea corectă a pașilor de mai sus conduce la un sistem profesionist de management al documentelor, contribuind la creșterea eficienței operaționale și respectarea cerințelor legale în România. Organizarea unei arhive fizice bine structurate asigură acces rapid și sigur la informații, economisind timp și resurse prețioase pentru întreprinderile mici și mijlocii.

ARCHIVA oferă servicii de depozitare arhivă și retrodigitalizare companiilor private și instituțiilor publice. Pentru a solicita o ofertă personalizată, accesați secțiunea contact sau trimiteti un mail la contact@archiva.ro.