Newsletter 4: Arhivarea documentelor contabile: partea 2 – selecționarea și eliminarea din arhiva entitatii a documentelor

Eliminarea din arhiva a documentelor

• La expirarea timpului de pastrare se constituie o comisie sub conducerea administratorului care constata expirarea timpului de pastrare pentru anumite documente
• Comisia este compusa din: presedintele comisiei, secretarul comisiei si un numar impar de membri din randul specialistilor proprii;
• Comisia se intruneste anual in perioada ….1-30 martie… pentru a analiza fiecare unitate arhivistica in parte. Hotararea luata se consemneaza intr-un proces-verbal.
• Comisia intocmeste un proces-verbal prin care constata:

– documentele al caror termen de arhivare s-a scurs;
– perioada din care acestea provin.

Se propune eliminarea documentelor din arhiva si distrugerea acestora.
Procesul-verbal este semnat si aprobat de administratorul societatii.

• Pe baza procesului-verbal intocmit de aceasta comisie, insotit de inventarul documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare se procedeaza la eliminarea documentelor din arhiva.
• Scaderea documentelor eliminate se consemneaza in Registrul de evidenta al arhivei.

Documentele se scot din evidentele arhivelor si se pot elimina numai in baza proceselor-verbale ale comisiilor.

In cazul administratorului unic, acesta poarta raspunderea pentru selectionarea documentelor ce urmeaza a fi arhivate.

Potrivit prevederilor legale documentele financiar-contabile se pot pastra, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, si de catre operatori economici autorizati, potrivit legii, in prestarea de servicii arhivistice.

Raspunderea privind pastrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii beneficiare.

Distrugerea documentelor financiar contabile la expirarea termenului legal de arhivare

Documentele financiar-contabile care au depasit termenul legal de pastrare se distrug fie:

– de catre firma dvs. – se numeste o Comisie speciala in acest sens in conformitate cu procedura interna a societatii (la procedura de arhivare trebuie sa aveti si pasii/etapele de distrugere a acestor documente), se intocmeste un proces verbal cu privire la decizia de distrugere a documentelor care au depasit perioada legala de arhivare (vor fi enumerate intr-o anexa cu elemente minimale de identificare, inclusiv data emiterii si termenul legal de arhivare). Distrugerea poate fi efectiv realizata de angajati special numiti prin decizie interna

– de catre o firma specializata in baza deciziei de distrugere documente emisa de Comisia numita in acest sens. Documentele se vor preda la unitati specializate care vor prelua documentele respective si vor realizeaza aceasta operatiune de distrugere. In baza Deciziei de distrugere se opereaza scaderea acelor documente din Registrul de evidenta a arhivei.

ARCHIVA oferă servicii de depozitare arhivă și retrodigitalizare companiilor private și instituțiilor publice. Pentru a solicita o ofertă personalizată, accesați secțiunea contact sau trimiteti un mail la contact@archiva.ro.