Arhivarea documentelor financiar-contabile nu reprezintă doar o obligație legală, ci și o practică esențială pentru buna funcționare a unei companii. Înțelegerea importanței acestui proces din diverse perspective este fundamentală.
Beneficiile Arhivării Documentelor Contabile
Accesibilitate și Eficiență
Arhivarea documentelor contabile asigură un acces rapid și eficient la informațiile relevante din trecut. Aceasta este crucială pentru clarificarea sau verificarea tranzacțiilor și operațiunilor financiare anterioare. Contabilii pot accesa rapid documentele arhivate pentru a răspunde solicitărilor interne sau pentru a furniza informații solicitate de autoritățile fiscale.
Evidență Legală
Documentele arhivate servesc ca mijloc de probă în diverse situații legale. Ele pot demonstra respectarea legilor fiscale și a regulamentelor financiare în cazul unor controverse sau litigii.
Perspectivă Cronologică
Arhivarea documentelor oferă o perspectivă cronologică asupra tuturor operațiunilor efectuate într-un anumit interval de timp. Acest aspect este deosebit de util în procesul de audit intern sau extern, permițând auditorilor să evalueze conformitatea și integritatea financiară a companiei.
Metode de Arhivare
Documentele pot fi arhivate atât pe suport hârtie, cât și în format electronic. Mai jos sunt detaliate tipurile de documente ce trebuie arhivate, perioada de păstrare a acestora, condițiile impuse pentru arhivare și consecințele legale pentru nerespectarea acestor obligații.
Termene de Arhivare pentru Documente Financiar-Contabile
Păstrarea documentelor contabile este esențială pentru o gestiune financiară eficientă. Contabilii trebuie să respecte normele referitoare la perioada de păstrare a actelor contabile, asigurându-se astfel că documentele sunt disponibile pentru orice necesitate viitoare de verificare sau audit.
Termene de pastrare documente contabile
Termen 5 ani:
- Statele de salarii
- Nota de receptie si constatare de diferente;
- Bon de primire in consignatie;
- Bon de predare, transfer, restituire;
- Bon de consum;
- Fisa limita de consum;
- Dispozitie de livrare;
- Fisa de magazie;
- Lista de inventariere;
- Chitanta;
- Chitanta pentru operatiuni in valuta;
- Dispozitie de plata/incasare catre casierie;
- Decont pentru operatiuni in participatie;
- Ordin de deplasare (delegatie);
- Ordin de deplasare (delegatie) in strainatate pentru transporturi internationale;
- Decont de cheltuieli pentru deplasari externe;
- Decont de cheltuieli valutare transporturi internationale;
- Nota de debitare-creditare;
- Extras de cont;
- Borderou de primire a obiectelor in consignatie;
- Borderou de iesire a obiectelor in consignatie;
- Jurnal privind operatiuni diverse;
- Fisa de cont pentru operatiuni diverse;
- Document cumulativ;
- Decizie de imputare;
- Angajament de plata.
- Situatii financiare anuale, raportari semestriale
- Registrul-inventar
- Cartea mare
Documentele prin care se atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani (achizitii de imobilizari) se pastreaza pe durata de viata utila, adica pe durata amortizarii contabile.
Aspecte procedurale privind arhivarea documentelor contabile
Arhivarea pe suport hartie
- Documentele se aranjeaza in dosare, in ordinea cronologica producerii sau inregistrarii in contabilitate.
- Gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea.
Documentele financiar-contabile se grupeaza in dosare, de maximum 300 file.
Documentele financiar-contabile se grupeaza anual, nu pe perioade mai mari.
La gruparea documentelor se urmareste asezarea documentelor de acelasi fel, cu acelasi termen de pastrare, in ordine cronologica, de exemplu:
– facturi achizitie, facturi emise, avize de insotire, documente de gestiune interna – note de intrare-receptie, fise de magazie, bonuri de consum, bonuri de predare-primire etc.;
– se arhiveaza distinct documentele de achizitie a unor imobilizari corporale cu durata de viata mai mare de 5 ani, care trebuie pastrate pe durata de viata a acestora;
In cazul in care numarul de documente este redus, se pot grupa toate documentele Financiar-contabile emise si primite intr-un exercitiu financiar cu termen de arhivare 5 ani.
- Dosarele se snuruiesc si se leaga.
- Filele se numeroteaza.
Prima fila din dosar va purta numarul 1.
Numerele se inscriu cu pasta pe fiecare fila intr-un loc vizibil (centru, colt, sus, jos).
Urmatoarele informatii se inscriu pe coperta fiecarui dosar:
- denumirea societatii;
- continutul dosarului-tip, documente (facturi, state, note contabile etc.);
- perioada in care au fost emise documentele (data initiala si data finala);
- numarul de file;
- termenul de pastrare al documentelor cuprinse in dosar conform prevederilor legale.
Dosarele se predau la arhiva societatii.
Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente in al doilea an de la constituire, pe baza de inventar si proces-verbal de predare-primire.
Dosarele continand documente justificative si contabile se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.
Pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare.
Evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, republicata, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.
Prin respectarea procedurilor de pastrare a documentelor in arhiva, societatea se asigura ca informatiile esentiale sunt accesibile in orice moment si in conditii de siguranta.
Arhivarea electronica a documentelor contabile
Procedura de arhivare documente asigura o gestionare organizata si sistematica a informatiilor, respectand standardele legale. De asemenea, procedura de arhivare electronica contribuie semnificativ la reducerea spatiului fizic necesar pentru depozitarea documentelor, facilitand in acelasi timp cautarea si recuperarea acestora.
In cazul pastrarii pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hartie in format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, cu modificarile ulterioare.
Nu este necesara semnarea electronica a arhivei.
Orice persoana fizica sau juridica are dreptul de a depune spre pastrare documente in forma electronica in cadrul unei arhive electronice.
Documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.
Informatiile in format electronic vor fi stocate si pe dischete/CD-uri/stick-uri si vor avea aceleasi termene de pastrare ca si cele pe suport de hartie.
Stocarea prin mijloace electronice a facturilor reprezinta stocarea datelor prin echipamente electronice de procesare, inclusiv compresia digitala, si de stocare si utilizand mijloace prin cablu, unde radio, sisteme optice sau alte mijloace electromagnetice.
Societatile trebuie sa asigure stocarea copiilor facturilor pe care le-a emis sau care au fost emise de client ori de un tert in numele si in contul sau, precum si a tuturor facturilor primite.
Orice societate poate decide locul de stocare a facturilor, cu conditia ca acestea sa fie puse la dispozitia autoritatilor competente fara nicio intarziere ori de cate ori se solicita acest lucru.
Locul de stocare a facturilor nu poate fi situat pe teritoriul unei tari cu care nu exista niciun instrument juridic referitor la asistenta reciproca sau la dreptul de a accesa documentele prin mijloace electronice, de a descarca si de a utiliza facturile respective.
Ca regula generala, societatile care au sediul activitatii economice in Romania au obligatia de a stoca pe teritoriul Romaniei facturile emise si primite, precum si facturile emise de client sau de un tert in numele si in contul sau.
Pot fi pastrate pe teritoriul altui stat facturile electronice pentru care societatea garanteaza accesul online organelor fiscale competente.
In situatia in care locul de stocare nu se afla pe teritoriul Romaniei conducerea societatii trebuie sa comunice organelor fiscale competente locul de stocare a facturilor.
- Persoane responsabile
Pregatirea documentelor in vederea arhivarii acestora se efectueaza de catre persoanele care au produs/inregistrat in contabilitate respectivele documente justificative.
Primirea dosarelor in arhiva si inscrierea acestora in Registrul de evidenta al arhivei se vor executa de catre angajatii desemnati prin decizia administratorului.
ARCHIVA oferă servicii de depozitare arhivă și retrodigitalizare companiilor private și instituțiilor publice. Pentru a solicita o ofertă personalizată, accesați secțiunea contact sau trimiteti un mail la contact@archiva.ro.