Newsletter 2: Arhivare fizică sau arhivare digitală? Argumente pentru o alegere corectă

În lumea afacerilor de astăzi, gestionarea documentelor este esențială pentru orice firmă, indiferent de dimensiune. Dar ce opțiune este mai bună: arhivarea fizică sau cea digitală? Descoperă avantajele și dezavantajele fiecărei metode pentru a putea alege varianta optimă și a crea un plan de arhivare eficient.

Avantajele Arhivării Fizice

• Accesibilitate și Simplitate: Documentele fizice pot fi accesate oricând, fără a necesita tehnologie sau conexiune la internet. Ele sunt intuitive și ușor de utilizat, fiind ideale pentru angajații nefamiliarizați cu tehnologia.
• Siguranță: Documentele fizice sunt protejate de atacuri cibernetice și nu riscă să fie pierdute din cauza unor defecțiuni tehnice.

Posibile Dezavantaje:

• Spațiu de Stocare: Documentele fizice ocupă mult spațiu, ceea ce poate deveni costisitor și dificil de gestionat.
• Risc de Deteriorare: Aceste documente sunt vulnerabile la factori externi precum umiditatea, focul sau insectele.
• Eficiență Redusă: Găsirea unui document specific poate fi consumatoare de timp dacă sistemul de organizare nu este bine pus la punct.

Ce Este Arhivarea Digitală

Arhivarea digitală implică stocarea și organizarea informațiilor în format electronic. Acest proces include scanarea documentelor fizice și transformarea lor în documente digitale, sau crearea directă a documentelor în format digital. Documentele sunt stocate pe dispozitive electronice sau în cloud, oferind acces rapid și ușor la informații și economisind spațiu fizic.

Procesul de Arhivare Digitală:

1. Scanarea Documentelor: Transformarea documentelor fizice în format digital.
2. Indexare și Catalogare: Organizarea documentelor digitale pentru acces rapid.
3. Stocare: Utilizarea dispozitivelor de stocare digitale sau a serviciilor cloud.
4. Securitate: Implementarea măsurilor de securitate pentru protejarea datelor, inclusiv parole și autentificare în doi pași.

Avantajele Arhivării Digitale

• Economisirea Spațiului: Documentele digitale ocupă mult mai puțin spațiu de stocare.
• Accesibilitate: Documentele pot fi accesate de oriunde, facilitând colaborarea și accesul rapid la informații.

Posibile Dezavantaje:

• Securitate: Documentele digitale sunt vulnerabile la atacuri cibernetice, necesitând măsuri de securitate riguroase.
• Pierderea Datelor: Fișierele digitale pot fi corupte sau pierdute, de aceea sunt necesare copii de rezervă frecvente.
• Dependența de Tehnologie: Accesarea documentelor digitale necesită echipamente tehnologice și conexiune la internet, ceea ce poate fi problematic pentru cei nefamiliarizați cu tehnologia.

Alegerea Între Arhivarea Fizică și Digitală

Pentru a alege între arhivarea fizică și cea digitală, evaluează necesitățile de arhivare ale firmei și stabilește nivelul de securitate pentru fiecare categorie de documente. Ierarhizează documentele în funcție de importanță, frecvență de accesare și volum de date. Creează un plan de arhivare care să includă etichetarea, utilizarea mediilor de stocare adecvate, implementarea unui software de arhivare electronică și măsuri de securitate. Stabilește proceduri clare pentru păstrarea documentelor și pregătește angajații pentru utilizarea arhivelor digitale prin traininguri și cursuri de perfecționare.

Un plan de arhivare bine pus la punct va asigura o gestionare eficientă și sigură a documentelor, indiferent de metoda aleasă.

ARCHIVA oferă servicii de depozitare arhivă și retrodigitalizare companiilor private și instituțiilor publice. Pentru a solicita o ofertă personalizată, accesați secțiunea contact sau trimiteti un mail la contact@archiva.ro.